Donner l’alerte

La présente politique s’applique à Parousia Group, aux sociétés holdings régionales — Parousia West Africa, Parousia East Africa, Parousia Europe, Parousia America, Parousia Middle East —, à Echad Technologies à Singapour, ainsi qu’aux six solutions exploitées par le groupe. Elle est appliquée dans chaque entité, que le seuil de cinquante travailleurs de l’article 8, paragraphe 3, de la directive (UE) 2019/1937 y soit atteint ou non. Le Département juridique est responsable de la présente politique et exploite la voie de signalement interne décrite ci-dessous.

La protection ne dépend pas de la détention d’un contrat de travail. Conformément à l’article 4 de la directive, elle couvre la personne qui obtient des informations sur une violation dans un contexte professionnel, ce qui comprend :

• •Les travailleurs, quelles que soient la forme et la durée du contrat, ainsi que les personnes travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.
• •Les travailleurs indépendants, consultants et prestataires engagés par une entité du groupe.
• •Les actionnaires et les membres d’un organe d’administration, de direction ou de surveillance, y compris les membres non exécutifs.
• •Les bénévoles et les stagiaires, rémunérés ou non.
• •Les personnes dont la relation de travail a pris fin, ainsi que les candidats dont les informations ont été obtenues lors du recrutement ou d’autres négociations précontractuelles.
• •Les facilitateurs qui assistent un auteur de signalement, les collègues et les proches susceptibles de subir des représailles dans un contexte professionnel, et les personnes morales que l’auteur du signalement possède, pour lesquelles il travaille ou auxquelles il est lié dans ce contexte.

L’article 2 de la directive fixe un champ matériel que le groupe applique intégralement et étend à ses propres normes. Un signalement entre dans le champ lorsqu’il porte sur un acte ou une omission illicite, qui va à l’encontre de l’objet ou de la finalité des règles concernées, ou que le groupe a interdit dans ses propres politiques.

• •La corruption, les paiements de facilitation, les rétrocommissions et le trafic d’influence, y compris les comportements visés par le UK Bribery Act 2010 ou par le Foreign Corrupt Practices Act américain.
• •La fraude, le vol, le détournement d’actifs, la fausse facturation, ainsi que toute inexactitude ou falsification des écritures comptables.
• •Les irrégularités de marchés publics, les ententes de soumission et les infractions aux règles de concurrence ou d’aides d’État.
• •Le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et les manquements aux régimes de sanctions ou de contrôle des exportations.
• •Le travail forcé, le travail des enfants, la traite des êtres humains ou la servitude pour dettes dans les activités du groupe ou dans ses chaînes d’approvisionnement — voir la déclaration sur l’esclavage moderne pour la diligence qui l’entoure.
• •Les manquements à la protection des données à caractère personnel, l’usage détourné de ces données et les incidents affectant la sécurité des réseaux et des systèmes d’information.
• •Les comportements mettant en danger la santé et la sécurité, la protection des consommateurs, la sécurité alimentaire ou des produits, la sécurité des transports, la santé publique ou l’environnement.
• •Les conflits d’intérêts dissimulés, les avantages non déclarés et l’abus d’une position à des fins privées.
• •Les représailles, ou la menace de représailles, contre une personne qui a signalé ou qui entend le faire.
• •Toute tentative de dissimuler, de détruire ou d’altérer les preuves de ce qui précède, et toute instruction en ce sens.

Lorsqu’un signalement porte sur des faits couverts par la politique de lutte contre la corruption, le Département juridique en informe le Département conformité, qui détient les registres et les pièces de diligence exigés par cette politique. Cette transmission ne modifie ni les délais, ni la confidentialité, ni la protection énoncés ci-dessous.

Les questions énumérées ci-dessous relèvent de leur propre procédure et y sont traitées. Une demande adressée à la voie de signalement qui relève de l’une de ces procédures y est réorientée après examen de sa recevabilité, et son auteur est informé de cette réorientation.

• •Un différend contractuel individuel — une facture impayée, une livraison contestée, un désaccord sur les termes d’un contrat fournisseur ou client — relève de la clause de règlement des différends de ce contrat.
• •Une réclamation individuelle relative à l’emploi — rémunération, évaluation, temps de travail, décision d’encadrement visant une seule personne — relève de la procédure de réclamation de l’entité employeuse, avec les Ressources humaines.
• •Une réclamation de client portant sur l’une des six solutions est traitée par l’exploitant de cette solution.
• •Une demande d’exercice des droits en matière de protection des données — accès, rectification, effacement, opposition — s’adresse au Bureau de la protection des données, à contact@parousiagroup.com.
• •Un obstacle d’accessibilité sur les sites du groupe relève de la déclaration d’accessibilité.
• •Une vulnérabilité de sécurité sur les sites du groupe relève de la politique de divulgation coordonnée des vulnérabilités, qui fixe son propre calendrier et sa propre protection du chercheur.
• •Une demande de presse s’adresse à press@parousiagroup.com.

Une question qui relève d’abord de l’une de ces procédures entre dans le champ de la présente politique dès lors qu’elle révèle une violation figurant à la section précédente. Lorsqu’un signalement n’est recevable qu’en partie, la partie recevable est traitée au titre de la présente politique et le reste est réorienté, l’auteur du signalement étant informé de ce partage.

La voie interne est écrite et exploitée par le Département juridique. Un signalement est fait par l’une des deux formes énoncées ci-dessous, toutes deux reçues par les membres de ce département désignés pour recevoir les signalements et en assurer le suivi.

Un signalement est acheminé aux membres désignés du Département juridique sans être lu à une autre fin, et son accès est restreint à ces membres dès sa réception. La confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement est protégée dans les conditions énoncées plus bas, et sa violation par un membre du personnel constitue une faute disciplinaire. Le standard téléphonique du groupe n’est pas une voie de signalement.

Un signalement peut aussi être fait oralement lors d’une rencontre physique, que le groupe organise dans un délai raisonnable après une demande présentée par l’une des deux voies écrites, comme l’exige l’article 9, paragraphe 2, de la directive. La rencontre est documentée soit par un enregistrement réalisé avec le consentement de l’auteur du signalement, soit par un procès-verbal écrit de l’entretien ; dans les deux cas, l’auteur du signalement peut vérifier, rectifier et signer ce document, dont copie lui est remise.

Les signalements anonymes sont acceptés et instruits. Faute de moyen de joindre leur auteur, le groupe ne peut ni accuser réception, ni poser une question que l’instruction peut exiger, ni donner de retour d’information ; une boîte pseudonyme contrôlée par le seul auteur du signalement préserve ces étapes. La personne qui a signalé anonymement et qui est ensuite identifiée conserve l’intégralité de la protection prévue par la directive, en application de son article 6, paragraphe 3.

Un signalement est enregistré à réception par le Département juridique, examiné quant à sa recevabilité et, s’il est recevable, instruit par une personne ou un service indépendant des faits et des personnes concernées. Un suivi diligent signifie que le groupe établit les faits, met fin à la violation lorsqu’elle est constatée, et indique ce qu’il a fait. Lorsqu’un signalement vise un membre du Département juridique ou un membre d’un organe de gouvernance, le dossier est transféré au comité d’éthique et de conformité du conseil ; lorsque tous les destinataires possibles sont concernés, l’auteur du signalement en est informé et orienté vers les voies externes décrites plus bas.

L’article 16, paragraphe 1, de la directive impose que l’identité de l’auteur d’un signalement ne soit divulguée, sans son consentement exprès, à aucune personne autre que les membres du personnel habilités à recevoir des signalements et à en assurer le suivi. La même protection couvre les tiers nommés dans un signalement et la personne qu’il met en cause. L’accès au dossier est restreint aux membres désignés du Département juridique et à ceux que l’instruction rend nécessaire d’associer, et la restriction porte sur le dossier lui-même.

Il existe une exception, et elle est étroite : la divulgation est possible lorsqu’elle constitue une obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit dans le cadre d’une enquête d’une autorité nationale ou d’une procédure judiciaire, y compris pour préserver les droits de la défense de la personne concernée. Dans ce cas, le groupe informe par écrit l’auteur du signalement avant la divulgation et en explique les motifs, sauf si cette information compromettrait l’enquête ou la procédure.

• •Le groupe ne cherche pas à identifier l’auteur d’un signalement anonyme, et n’utilise à cette fin ni les en-têtes de messages, ni les journaux d’accès, ni les métadonnées des documents.
• •Le groupe ne demande pas à l’auteur d’un signalement de justifier son geste, ni de révéler comment il a obtenu l’information, au-delà de ce qu’exige l’établissement des faits.
• •Le groupe n’indique pas à la personne mise en cause qui a signalé.
• •La violation de cette obligation de confidentialité par un membre du personnel est une faute disciplinaire, et l’article 23, paragraphe 1, point c), de la directive impose qu’elle soit sanctionnée.

L’article 19 de la directive interdit les représailles, y compris leur menace et leur tentative, contre une personne protégée par la présente politique. L’interdiction ne se limite pas au licenciement et couvre chacune des mesures énumérées ci-dessous.

• •La suspension, le licenciement, ou la mesure équivalente pour un travailleur indépendant ou un fournisseur.
• •La rétrogradation, le refus de promotion, le changement d’attributions, le changement de lieu de travail, la réduction de salaire ou la modification des horaires.
• •La suspension de la formation, une évaluation de performance ou une attestation de travail négative.
• •Une mesure disciplinaire, un blâme ou une autre sanction, y compris pécuniaire.
• •La coercition, l’intimidation, le harcèlement ou l’ostracisme.
• •La discrimination, ou un traitement désavantageux et inéquitable.
• •Le refus de transformer un contrat temporaire en contrat permanent lorsque le travailleur pouvait légitimement s’y attendre, ainsi que le non-renouvellement ou la résiliation anticipée d’un contrat temporaire.
• •L’atteinte à la réputation, en particulier sur les réseaux sociaux, et l’inscription sur une liste noire, formelle ou informelle, à l’échelle d’un secteur.
• •La résiliation anticipée ou l’annulation d’un contrat de biens ou de services, l’annulation d’une licence ou d’un permis, et l’orientation vers un traitement psychiatrique ou médical.

Le groupe ajoute une règle opérationnelle à la règle légale. Lorsqu’une décision affectant l’emploi, la mission ou le contrat d’une personne connue pour avoir signalé est envisagée, les Ressources humaines et le Département juridique l’examinent au regard du signalement avant qu’elle ne prenne effet, et ses motifs sont consignés par écrit. Cet examen ne soustrait pas cette personne aux décisions ordinaires de gestion ; il établit les motifs de la mesure au moment où elle est prise.

Le signalement interne n’est pas un préalable obligatoire. L’article 10 de la directive ouvre le droit de signaler directement à une autorité externe compétente, et le groupe ne traite pas l’exercice de ce droit comme un manquement à une obligation de loyauté, de confidentialité ou de contrat. La voie interne s’ajoute aux voies externes et ne conditionne pas leur accès.

• •Dans l’Union européenne : l’autorité désignée par l’État membre au titre de l’article 11 de la directive et, le cas échéant, les institutions, organes et organismes de l’Union visés à l’article 10, dont l’Office européen de lutte antifraude et le Parquet européen.
• •Au Royaume-Uni : l’employeur, ou une personne prescrite figurant dans le Public Interest Disclosure (Prescribed Persons) Order 2014, en application de l’article 43F de l’Employment Rights Act 1996. Le Public Interest Disclosure Act 1998 a inséré la partie IVA dans la loi de 1996 ; une divulgation qualifiée au sens de l’article 43B suppose la croyance raisonnable qu’elle est d’intérêt public, et les articles 47B et 103A ouvrent les recours contre le préjudice et contre le licenciement.
• •Aux États-Unis : la Securities and Exchange Commission au titre de la section 21F du Securities Exchange Act, l’Occupational Safety and Health Administration pour une plainte fondée sur la section 806 du Sarbanes-Oxley Act, et le Department of Justice.
• •Ailleurs où le groupe opère : l’autorité compétente de la juridiction concernée — par exemple l’Agence de prévention et de lutte contre la corruption en République démocratique du Congo, l’Ethics and Anti-Corruption Commission au Kenya, l’Economic and Financial Crimes Commission au Nigeria, ou le Corrupt Practices Investigation Bureau à Singapour.

La divulgation publique — à la presse ou autrement au public — est protégée par l’article 15 de la directive lorsque la personne a d’abord signalé en externe, ou en interne puis en externe, sans qu’aucune mesure appropriée ait été prise dans le délai applicable ; ou lorsqu’elle a des motifs raisonnables de croire que la violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public, ou que le signalement externe l’expose à des représailles ou n’offre que peu de perspectives de traitement effectif. Lorsque ces conditions sont réunies, le groupe n’engage ni ne soutient de procédure contre l’auteur de la divulgation.

Un signalement est un traitement de données à caractère personnel. Le traitement est limité à ce qu’exige l’instruction du signalement. Les données à caractère personnel manifestement dépourvues de pertinence pour cette instruction ne sont pas collectées et, lorsqu’elles le sont accidentellement, elles sont effacées sans retard injustifié, comme l’imposent l’article 17 de la directive et l’article 5, paragraphe 1, point c), du RGPD. Le Bureau de la protection des données est consulté sur les traitements décrits à la présente section et sur toute modification les concernant.

Les droits d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition s’appliquent au dossier d’un signalement, ainsi qu’une restriction : le droit d’accès ne permet pas d’obtenir l’identité de l’auteur du signalement, que l’article 16 de la directive protège et que l’article 23 du RGPD autorise à restreindre. En République démocratique du Congo, où le groupe a son siège, le traitement des données à caractère personnel est encadré par l’ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant code du numérique. Les demandes et les questions relatives aux traitements décrits ici sont adressées au Bureau de la protection des données, à contact@parousiagroup.com.

L’article 22 de la directive protège également la personne concernée par un signalement. Cette personne conserve la présomption d’innocence, le droit à un recours effectif, le droit à un procès équitable et les droits de la défense, dont le droit d’être entendue et d’accéder au dossier. L’identité de la personne concernée est protégée aussi longtemps que dure l’enquête, dans les mêmes conditions que celle de l’auteur du signalement.

Le groupe ne prend aucune mesure à l’encontre d’une personne sur le fondement d’une allégation non vérifiée. Un signalement que son auteur savait faux au moment de le faire n’est pas protégé : l’article 23, paragraphe 2, de la directive impose que ce comportement soit sanctionné, et le groupe le traite comme une faute disciplinaire et, lorsque le droit le permet, comme une affaire portée devant les juridictions. La distinction entre le signalement erroné et le signalement faux repose sur le critère des motifs raisonnables énoncé à la première section de la présente politique.

Le Département juridique est responsable de la présente politique, exploite la voie de signalement, désigne les membres du département qui reçoivent les signalements et en assurent le suivi, et tient le registre des signalements décrit plus haut. Le Département conformité est informé lorsque les faits relèvent de la politique de lutte contre la corruption ; les Ressources humaines interviennent lorsqu’une mesure affectant l’emploi d’une personne protégée est envisagée ; le Bureau de la protection des données est consulté sur le traitement des données conservées au dossier d’un signalement.

Le Département juridique rend compte du fonctionnement du dispositif au comité d’éthique et de conformité du conseil, sur la base du registre tenu sans données identifiantes. Il revoit la présente politique au moins une fois par an, et à chaque fois que le droit applicable dans un pays où le groupe opère, l’organisation du dispositif ou un constat fait en application de la présente politique appelle une modification. La version en vigueur est celle publiée sur ce site, et la date de sa dernière revue figure en tête du présent document.

Les délais, l’obligation de confidentialité et l’interdiction des représailles énoncés plus haut sont des obligations légales et des obligations de la présente politique, et ils s’appliquent à chaque signalement dès le jour de sa réception.